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如何建立和管理人事档案

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发表于 2012-11-7 14:56:23 |显示全部楼层
1、人事档案的建立
在我所服务过的公司中,人事档案所包含的内容基本上是大同小异的,按照所归档时间进行归纳,则可分为入职材料、在职材料和离职材料三类。

入职时收集的人事材料:职位申请表、面试评估表、员工登记表、身份证/学历证/户口本/技能证书等各种证照复印件、照片、原单位离职证明或和员工签署一份劳动关系承诺书、体检报告、劳动合同、工资卡复印件、如已经参加社保则需要进行医疗保险手册或领卡证明的复印。

在职时收集的人事材料:试用期转正审批表、员工情况变动表、奖惩审批表、合同续签情况认定等。

离职人事材料:离职申请表、员工交接清单、离职证明或解除劳动合同通知函
建立人事档案最主要的作用就是对于员工的基本信息做到有档可查,有迹可循。就像老言古语所说:好记性不如烂笔头一样,员工在工作过程当中所留下的“足迹”,如果光靠我们人力资源部同仁们的脑子,恐怕我们要比爱因斯坦还要用脑过度!另外,留下员工在工作过程中的“足迹”也是日后一旦出现劳动风险时,我们应当提供的依据。当然,在有纸质人事档案进行归档的同时,电子版的人事档案也很重要,可以为我们平时的查询工作带来不少方便。

2、人事档案的管理
保管--借阅--销毁(电子档案的建立和录入--电子档案阅读授权管理)
1.员工入职必须建立人事档案,并在员工名册中进行信息录入,更新新进员工信息;
2.员工在职期间,人事档案的保管权由人力资源部行使,查阅权归员工本人及其上级主管行使;其他人员无权进行档案的借阅和保管工作,违者将按公司《员工奖惩办法》进行处理;并且,人力资源部的工作人员应该尽职尽责,很好的保管公司员工的档案,并随时进行员工名册的更新工作;
3.员工离职后,需对其人事档案进行装订和封存,两年后销毁。 我所从事的公司没有经历过关于电子档案的阅读授权管理,其他的基本都是一直都在做的。统观打卡学习的回帖,对于这方面,我还真是受益匪浅。当然,由于自己不是抢楼高手,所以,自己的心得同步在日志中分享,希望可以让更多的同行看到,多多交流!


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